Statuts version 9 du 16 octobre 2023

1 PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION


1.1 Constitution.
Cette association est créée par deux « membres fondateurs »,

• Monsieur Jean-René LAMANDE, retraité, 44 rue des gardes à Epernon, 28230,
• Madame Anny BONTEMPS, épouse LAMANDE, femme au foyer, 44 rue des gardes à Epernon, 28230,

qui ont fourni, à titre d’apports personnels, le budget nécessaire à la création et au lancement de l’association.

Monsieur LAMANDE Jean-René occupe le poste de Président et cumule la fonction de Secrétaire.
Madame BONTEMPS Anny, épouse LAMANDE, occupe le poste de Trésorière.

Deux postes supplémentaires ont été créés à compter du 14/07/2020 pour palier à l’absence prévisible ou imprévisible des membres dirigeants. Ces postes ont un mandat de deux ans et sont renouvelés lors de l’Assemblée Générale Annuelle.

Ce sont les postes de : 

• Vice-Président assuré par Monsieur LAMANDE Frédéric, Technicien, 4 rue Olympes de Gouges à Lesneven, 29260.
• Vice-Trésorier assuré par Monsieur DEVILLERS Benoît, Technicien, 50 rue des gardes à Epernon, 28230.

Cette association est régie par la loi du 1er juillet 1901, et le décret du 16 août 1901. Elle est constituée de membres qui adhérent sans aucune réserve aux présents statuts.

1.2 But/Objet de l’association.
Le But/Objet de cette association est :
• d’organiser des parties d’Airsoft en toute sécurité et conformément aux règles et la législation en vigueur pour exercer cette discipline.
• de promouvoir cette discipline sportive en mettant en œuvre les moyens d’action identifiés au §1.5

1.3 Dénomination.
Cette association a la dénomination suivante : SPARRO AIRSOFT GROUP 28 (SAG-28). 

1.4 Siège social.
Le siège social est situé au 44 rue des gardes, 28230, Epernon. 

1.5 Moyens d’action.
Les moyens d’action de l’association sont notamment:
• les publications, les cours, les conférences, les réunions de travail ;
• l’organisation de manifestations et toute initiative pouvant aider à la réalisation de l’objet de l’association ;
• la vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre de son objet ou susceptible de contribuer à sa réalisation.
 
1.6 Ressources.
Les ressources de l’association se composent :

• d’apports personnels de membres fondateurs,
• des cotisations versées par les membres,
• des subventions de l’état, des collectivités territoriales et des établissements publics,
• du produit des manifestations qu’elle organise,
• des intérêts et redevances des biens et valeurs qu’elle peut posséder,
• des rétributions des services rendus ou des prestations fournies par l'association,
• de dons de particulier,
• de toutes autres ressources autorisées par la loi, notamment, le recours en cas de nécessité, à un ou plusieurs emprunts bancaires ou privés.
• De la vente aux membres de l'association de petits matériels liés à l'activité.

Le rachat des cotisations est interdit dans l’association (loi n°2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit supprime le rachat de cotisation et le plafond de 16 euros limitant la possibilité de racheter par avance des cotisations versées aux associations).

1.7 Rémunération.
Les fonctions des membres actifs du Conseil d’Administration et du Bureau sont tenus par des bénévoles qui ne sont pas rémunérés, seuls les frais et débours, autorisés par le Conseil d’Administration et occasionnés pour l’accomplissement du mandat social sont remboursés au vu des pièces justificatives.

1.8 Durée de l’association.
La durée de l'association est illimitée.

1.8.1 Mise en sommeil de l’association.
L'activité de l'association pourra être suspendue par décision, à la majorité absolue des deux tiers des membres actifs  présents ou représentés, de l'Assemblée Générale et mise en sommeil pour une durée maximum de six mois. Durant la période de mise en sommeil, aucune activité ne pourra être réalisée, à l’exception de règlement des factures et des travaux administratifs nécessaire à une future dissolution.

1.8.2 Dissolution de l’association.
L’association pourra être dissoute :
• par décision du Conseil d’Administration si l’activité n’était pas rétablie après une mise en sommeil de six mois. 
• par décision, à l’unanimité des membres actifs présents ou représentés, de l’Assemblée Générale.

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne deux liquidateurs qui seront mandatés par le Conseil d’Administration pour leur donner les pouvoirs nécessaires à la réalisation de toutes les démarches administratives, ainsi que la liquidation de l’ensemble des biens de l’association.

Les membres de l’association ne peuvent  se voir attribuer, en dehors de la reprise de leurs apports financiers, mobiliers ou immobiliers, une part quelconque des biens de l’association.

En fin d’exercice de liquidation, l’actif net subsistant fera l’objet d’un don à une association d’utilité publique choisie par l’Assemblée Générale. Les matériels n’ayant pu être vendus seront gracieusement attribués à une ou plusieurs associations poursuivant obligatoirement des buts similaires et qui n’auront pas été créées par des membres de l’association.
 
2 COMPOSITION DE L’ASSOCIATION.
L’association se compose de quatre catégories de membres. 

2.1 Membres fondateurs.
Les membres fondateurs sont des membres à vie de l’association qui acquittent la même cotisation que les membres actifs. Ce statut leur est attribué car ce sont ceux qui ont œuvré pour mettre en place l’association, en termes de procédures administratives, juridiques et apports budgétaires. 
De ce fait, ils font automatiquement partie du Conseil d’Administration et occupent, jusqu’à leur démission volontaire, les postes de Président et de Trésorier, ces deux postes ne pouvant être cumulés par la même personne, sauf en phase temporaire de renouvellement d’un de ces postes suite à démission volontaire, départ ou décès du membre concerné.

2.2 Membres actifs.
Les membres actifs sont les joueurs équipés du matériel nécessaire (répliques et protections) qui auront répondu aux conditions d’adhésion à ce statut et qui auront versé la cotisation annuelle établie par le Conseil d’Administration. Ils participent activement à la vie de l’association, à ses activités et à sa gestion.

Etre membre actif donne droit :
1. de voter lors des assemblées générales ou pour toutes questions mises aux votes en dehors des assemblées sous réserve du respect du point 6 du présent paragraphe.
2. de postuler à un poste du Conseil d’Administration (après validation de leur candidature par le Conseil d’Administration) ou du bureau lors des Assemblées Générales sous réserve d’avoir deux ans d’ancienneté dans l’association et d’avoir participé aux activités de l’association comme définies au point 6 du présent paragraphe.
3. d’être couvert par l’assurance sportive de l’association pour les parties organisées par l’association ou pour les parties où l’association est invitée à participer. Les parties extérieures auxquelles ne participeraient pas l’association ne sont pas couvertes par l’assurance de l’association.
4. de participer à toutes les activités de l'association sous réserve d’avoir acquitté les éventuels frais de participation complémentaires.
5. de bénéficier de prix avantageux auprès des boutiques ayant un partenariat avec l’association ou lors d’achats groupés passés par l’association.
6. Les membres actifs s'engagent à participer, à hauteur de 50% minimum, aux parties organisées par l’association ainsi qu’aux activités occasionnelles de l'association (Forum des associations, présentions, entretien des terrains, aides aux mises en place du matériel), à respecter strictement les présents statuts ainsi que le règlement intérieur. Le non-respect de cette clause annulera leur droit de vote aux assemblées générales ou pour toutes questions mises aux votes en dehors des assemblées et pourra justifier un refus de renouvellement d’adhésion par le Conseil d’Administration.

2.3 Membres adhérents (usagers).
Les membres adhérents sont les joueurs équipés du matériel nécessaire (répliques et protections) qui auront répondu aux conditions d’adhésion à ce statut et qui auront versé la cotisation annuelle établie par le Conseil d’Administration. 
Etre membre adhérent donne droit :
1. de participer de droit aux parties organisées par l’association et d’être invité aux activités de l’association (8 parties ou activités minimum par an organisées par l’association).
2. de passer membre actif sur proposition du conseil d’administration et après consultation de l’assemblée générale sous réserve d’avoir deux ans d’ancienneté dans l’association.
3. d’être couvert par l’assurance sportive de l’association pour les parties organisées par l’association ou pour les parties où l’association est invitée à participer. Les parties extérieures auxquelles ne participeraient pas l’association ne sont pas couvertes par l’assurance de l’association.
4. de participer à toutes les activités de l'association sous réserve d’avoir acquitté les éventuels frais de participation complémentaires.
5. de bénéficier de prix avantageux auprès des boutiques ayant un partenariat avec l’association ou lors d’achats groupés passés par l’association.
6. Les membres adhérents s’engagent à participer à au moins 10 parties dans l’année sous peine de voir leur adhésion non renouvelée.

Les membres adhérents ne participent pas aux assemblées générales et n’ont pas le droit de vote. Ils peuvent être consultés pour une question précise qui pourrait faire évoluer les prestations prévues sur la période de leur adhésion.

Après analyse des membres de l’Assemblée Générale, il a été décidé qu’un joueur mineur âgé au minimum de 16 ans, utilisant une réplique de mineur (<0.08joule), pouvait devenir membre de l’association avec le statut d’adhérent. Il devra impérativement être accompagné physiquement et en jeu par un tuteur majeur, ayant un document signé par un des parents du joueur mineur le désignant comme tuteur pour la pratique de l’Airsoft. Ce membre mineur sera régit comme un membre adhérent majeur en matière de cotisation, de respect de la législation et des règles de l’association. Le membre adhérent mineur ne pourra pas prétendre à un poste au bureau avant sa majorité.


2.4 Membres spéciaux.
Les membres spéciaux sont nommés par le Conseil d’Administration après consultation de l’assemblée générale. Les membres spéciaux sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle, ils sont invités à participer à l'Assemblée Générale mais n’ont pas le droit de vote.

2.5 Non membre.
Sont considérés comme telles les personnes qui ne sont ni membre fondateur, ni membre actif, ni membre adhérent, ni membre spécial. 

Ces personnes peuvent faire partie d’autres associations, être des joueurs isolés occasionnels (Freelance) ou des invités des membres adhérents, et qui viennent participer à des parties d’Airsoft organisées par l’association, après avoir obtenu l’accord du Conseil d’Administration ou de son délégué à leur demande de participation à une partie.

Pour participer à une partie, ces joueurs doivent impérativement 
• être couverts par une assurance « responsabilité civile » ou équivalent, 
• être majeur (présentation obligatoire d’une carte d’identité en cas de doute) ou mineur d’un âge minimum de 16 ans, accompagné par un parent/tuteur participant à l’activité, n’utilisant que des répliques pour mineur (puissance maximale de 0.08J) et équipé de protection faciale intégrale.
• avoir créé un compte utilisateur sur le forum, c’est-à-dire de ce fait :
o avoir lu et accepter sans réserve nos statuts et règlement intérieur (documents consultables sur le forum et présent sur le terrain), 
o avoir renseigné sa fiche d’informations joueur (sécurité) et fait sa présentation.
• s’être inscrit sur le forum à la partie.
• avoir réglé le montant de la participation intégrant la couverture assurance association, location du terrain, location de matériel si besoin, autres frais ponctuels.

En ce qui concerne les parties privées ou événementielles, une note d’organisation spécifique sera rédigée par le Conseil d’Administration.

3 GESTION DES MEMBRES.


3.1 Admission – Adhésion.
L’association SPARRO AIRSOFT GROUP 28 (SAG-28) recherche des membres actifs décidés à s’impliquer fortement dans la vie et les projets de l’association. Ces derniers seront au préalable passés par le statut de membres adhérents.

C’est le Conseil d’Administration, après consultation des membres du bureau, qui propose à un joueur non membre de rejoindre l’association comme membre adhérent, c’est la seule façon de rejoindre l’association. 

Les critères permettant de lancer cette procédure d’adhésion sont les suivants :
• Le joueur non membre doit avoir un compte utilisateur au statut freelance valide sur le forum, ce qui implique qu’il a lu les statuts et règlement intérieur et qu’il y a adhéré sans réserve. Il lui sera demandé de les relire au cas où il y ait eu des évolutions.
• Le joueur non membre doit avoir participé à 6 parties dans les 6 derniers mois sans avoir fait l’objet de remarques comportementales au cours de ces parties.
• Le joueur non membre doit être majeur ou mineur accompagné.

Le joueur non membre est libre d’accepter ou de refuser cette adhésion qui n’est en rien obligatoire pour participer aux événements organisés par l’association. 

S’il accepte de rejoindre l’association, il doit s’acquitter du montant de la cotisation pour être inscrit comme membre adhérent et obtenir sa carte de membre. Il doit fournir au secrétaire une copie recto verso de sa carte d’identité (ou passeport) ainsi qu’un justificatif de domicile. Pour ce dernier document, il est à fournir tous les ans pour mise à jour du dossier de membre. Il en est de même en cas de nouvelle pièce d’identité.

Il s’engage de ce fait à participer à au moins 10 événements (parties, forum, travaux terrain, etc.) organisés par l’association dans l’année civile. 

Un point des participations aux événements est fait à mi année et si le membre adhérent n’a pas participé à au moins 5 événements, il perd son statut de membre adhérent et redevient freelance. 

Il en est de même si, en fin d’année, il n’a pas participé à au moins 10 événements.

La cotisation versée lors de son adhésion ne lui est pas remboursée.

Le quota de membres adhérents étant fixé lors de l’Assemblée Générale, cette évolution permet une adhésion possible de joueurs non membres qui seraient plus assidus que des membres adhérents pour permettre la présence d’une vingtaine de membres aux moins aux parties organisées par l’association.



3.2 Perte de la qualité de membre adhérent.
La qualité de membre adhérent se perd pour les causes suivantes :
1. Le décès du membre adhérent.
2. Le membre adhérent n’a pas réglé sa cotisation à la date butée définie par le Conseil d’Administration. Il devra, s’il souhaite adhérer à nouveau à l’association, suivre la procédure définie au §3.1.
3. Le membre adhérent démissionnaire ayant informé de sa décision, par courrier envoyé à l’adresse du siège social de l’association, le Président du Conseil d’Administration.
4. Le membre adhérent radié par le Conseil d’ Administration conformément au §3.3.
5. Le membre adhérent n’étant pas suffisamment assidu aux événements organisés par l’Association ($3.1).

Dans tous les cas cités ci-dessus, la cotisation annuelle n’est pas remboursée au membre concerné.

3.3 Radiation d’un membre.
La radiation d’un membre est prononcée par le Conseil d’Administration :
• pour non-respect des statuts ou règlement intérieur de l’association,
• pour motif portant préjudice aux intérêts moraux et matériels de l'association,
• pour motif grave signalé par écrit par un ou plusieurs membres, suite à  enquête interne réalisée auprès d’autres membres n’ayant pas déposé la plainte et avoir entendu l’intéressé pour sa défense.

Une radiation peut être temporaire ou définitive suivant la gravité de la faute dont le jugement appartient au Conseil d’Administration.

3.3.1 Radiation temporaire.
La radiation temporaire d’un membre est arrêtée à une durée d’un mois à compter de la date de radiation. Sur cette période, le membre perd ses droits de membre et est considéré comme une personne non membre avec les conséquences que cela impose. Il ne peut y avoir, pour un même membre, qu’une seule radiation temporaire par année calendaire pour la même raison. En cas de récidive, la radiation est définitive.

3.3.2 Radiation définitive.
La radiation définitive est une décision, rare, grave et irréversible aussi, elle nécessite d’avoir l’assurance, par le Conseil d’Administration, de la gravité et de la réalité des faits.

Dans le cas où la faute serait discutable et non clairement prouvée, sur la demande du membre concerné par la radiation ou du Conseil d’Administration, un conseil de discipline peut être temporairement créé pour traiter le sujet et aboutir à un jugement équitable. 

Ce conseil de discipline est composé par le Conseil d’Administration qui :
• désigne deux de ses membres pour juger l’affaire,
• demande au membre concerné par la radiation de désigner parmi ses pairs un « défendeur » qui peut être lui-même,
• demande au(x) membre(s), à l’initiative de la plainte de désigner un « demandeur » qui peut être l’un d’eux.
• Convoque les témoins demandés par les deux parties qui sont tenus de répondre à la convocation.

La séance du conseil de discipline a lieu à huis clos et le jugement est donné en fin de séance, après délibération des membres du Conseil d’Administration.

Ce jugement est incontestable au niveau de l’association et le membre radié, s’il conteste le jugement et la sanction, est en droit de saisir la justice s’il le souhaite.

4 ORGANISATION.


4.1 Administration de l’association.
L’association est organisée autour d’un Conseil d’Administration, d’un Bureau et de l’Assemblée Générale. Cette dernière est composée des membres fondateurs, actifs et spéciaux qui respectent et appliquent les présents statuts.

Un règlement intérieur, rédigé par le Conseil d’Administration et approuvé par l'Assemblée Générale, détermine les détails d'exécutions des présents statuts.

4.1.1 Conseil d’Administration.
Le Conseil d'Administration se compose uniquement de membres actifs (dont les membres fondateurs) qui ont des comptes à rendre à l’Assemblée Générale. Il se compose au minimum de deux personnes qui occupent les fonctions de Président et de Trésorier mais peut être élargi suivant les besoins de l’association.

Le Conseil d'Administration est investi des pouvoirs les plus étendus dans les limites de l’objet de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées collectivement par l’assemblée générale. 
Il peut autoriser tous actes ou opérations qui ne sont pas statutairement de la compétence de l’Assemblée Générale.

Il est chargé :
• de la mise en œuvre des orientations décidées en Assemblée Générale,
• de la préparation des bilans, de l'ordre du jour et des propositions de modification du règlement intérieur présentés à l'Assemblée Générale,
• de la préparation des propositions de modifications des statuts présentés à l'Assemblée Générale extraordinaire.
• de la validation des candidatures des membres du bureau à un poste au Conseil d’Administration,
• de nommer les nouveaux membres adhérents après validation du Bureau.

C’est l’Assemblée Générale qui valide, suivant le mode de scrutin défini par le Conseil d’Administration (réunion physique, mail, vote sur le forum), la nomination du postulant, dont la candidature a été validée par les membres du Conseil d’Administration en place, à une des fonctions créée ou libérée, qui siègera au Conseil d’Administration.

A l’exception des postes tenus par les membres fondateurs, les membres du Conseil d'Administration sont élus pour un mandat de deux ans et sont rééligibles.

En cas de décès ou de démission d'un membre du Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration se réuni en urgence sous trois jours et nomme un remplaçant en urgence. Ce dernier aura été contacté directement par les membres du Conseil d’Administration, devra être volontaire et répondre aux critères du « point 2 du § 2.2–Membres actifs ». La nomination de ce membre peut être contestée par les membres actifs, sous un délai de 10 jours après la nomination, par courrier ou mail adressé au Président du Conseil. Si deux-tiers des membres actifs ne sont pas favorables à cette nomination, la procédure est remise en œuvre jusqu’à obtention d’un avis favorable des membres actifs.
Le membre remplaçant assurera alors sa fonction jusqu’à la prochaine Assemblée Générale Ordinaire où l’occupation du poste sera remis au vote.

Les membres du Conseil d’Administration font partie intégrante du Bureau.

Le Conseil d’Administration se réunit physiquement ou en conférence dématérialisée au moins une fois tous les trois mois, sur convocation du président, ou à la demande de la moitié de ses membres. Les membres du bureau pourront participer aux réunions du Conseil d’Administration si leur présence est requise pour traiter un sujet de leur ressort. Les décisions sont prises à la majorité des voix; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

Les fonctions de base sont identifiées comme suit :

4.1.1.1 Président du Conseil d’Administration.
Le Président du Conseil d’Administration représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tout pouvoir à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l'association, tant en demande qu'en défense, former tout appel ou pourvoi et consentir toute transaction. Il a aussi qualité pour ester en justice comme défendeur au nom de l'association et comme demandeur avec l'autorisation du Conseil d'Administration. Il peut former, dans les mêmes conditions, tout appel et pourvoi. Il ne peut transiger qu'avec l'autorisation du Conseil d'Administration. 

Le tribunal compétent pour toute action concernant l'association et celui du domicile de son siège, alors même qu'il s'agirait de contrats passés dans ces établissements sis dans d'autres ressorts.
Le Président convoque les Assemblées Générales et le Conseil d'Administration qu’il préside et, en cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le membre du Conseil d’Administration à qui il aura délégué sa fonction ou, sans délégation établie, par le membre le plus ancien du Conseil d’Administration ou, en cas d'ancienneté égale, par le plus âgé.

Le président, au nom du Conseil d'Administration, est chargé de remplir les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août de la même année.

Un Vice-Président peut être élu par l’Assemblée Générale pour pallier les absences imprévisibles ou prévisibles du Président en titre.

4.1.1.2 Vice-Président du Conseil d’Administration.
Le Vice-Président du Conseil d’Administration remplace, en cas d’absence absolue (décès, hospitalisation longue durée, démission) ou sur sa demande écrite, le Président du Conseil d’Administration dans l’ensemble de ses fonctions et responsabilités. 
Il informe les membres du bureau et les membres adhérents de sa prise de fonction en tant que Président du Conseil d’Administration dans un délai de 3 jours.
Il a entre autre pour objectif prioritaire, d’organiser l’élection du nouveau Président du Conseil d’Administration en cas de décès de son prédécesseur sous 20 jours et doit informer la préfecture des nouveaux membres dirigeants sous trente jours. 
 
4.1.1.3 Secrétaire.
Le secrétaire est chargé de la correspondance courante de l’association et rédige tous les procès-verbaux relatifs aux réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales. 

Lors de ces réunions, le secrétaire prend des notes en temps réel, comptabilise les voix pour les questions mises aux votes et inscrit le résultat de ces votes. En fin de réunion, ces notes sont relues par le secrétaire aux membres participants à ces réunions qui font les éventuelles remarques nécessaires avant de les approuver en séance. 

Un procès-verbal sera rédigé sous trois jours par le secrétaire qui présentera le document à la signature du Conseil d’Administration ainsi que les notes validées en séance. Sur demande des membres actifs, une copie certifiée conforme par le secrétaire sera envoyé aux demandeurs par courrier ou par mail après avoir été numérisée.

Les procès-verbaux relatifs à la gestion financière de l’association et à sa comptabilité  ne sont pas du ressort du secrétaire mais du trésorier.

Ce poste peut être cumulé avec un autre poste du Conseil d’Administration, ce qui est le cas depuis la création de l’association faute de volontaire.

Un Vice-Secrétaire peut être élu par l’Assemblée Générale pour pallier les absences imprévisibles ou prévisibles du Secrétaire en titre.

4.1.1.4 Trésorier.
Le trésorier est en charge des activités qui concernent la gestion financière du patrimoine de l'association. Il effectue, sous la surveillance du Président, toutes les opérations bancaires concernant :
• Les procès-verbaux relatifs à la gestion des finances de l’association,
• les paiements des factures,
• les remboursements aux membres actifs des frais justifiés et approuvés par le Conseil d’Administration,
• les encaissements de toutes les sommes dues à l’association (cotisations, frais de participation aux parties, etc.) qu’il gérera avec rigueur et clarté surtout en cas de règlement en liquidité.

Il ne peut réaliser ces opérations financières qu'avec l'autorisation écrite du Conseil d'Administration qui lui attribuera les pouvoirs nécessaires.

Il tient une comptabilité rigoureuse et régulière de toutes les opérations par lui effectuées et informe tous les mois le Conseil d’Administration de l’état de la trésorerie. Il présente à l'Assemblée Générale annuelle qui approuve, s'il y a lieu, sa gestion.

Un Vice-Trésorier peut être élu par l’Assemblée Générale pour pallier les absences imprévisibles ou prévisibles du Trésorier en titre.

4.1.1.5 Vice-Trésorier.
Le Vice-Trésorier remplace, en cas d’absence absolue (décès, hospitalisation longue durée, démission) ou sur sa demande écrite, le Trésorier dans l’ensemble de ses fonctions et responsabilités. 
Le Président du Conseil d’Administration ou, en cas d’absence de ce dernier, le Vice-Président du Conseil d’Administration, informe les membres du bureau et les membres adhérents de cette prise de fonction en tant que Trésorier dans un délai de 3 jours.
Le Vice-Trésorier a accès en lecture à la totalité des documents concernant la fonction sur le DRIVE du SAG28
 
4.1.2 Bureau.
Le Bureau se compose de membres actifs qui n’ont pas de compte à rendre à l’Assemblée Générale mais dont les fonctions, proposées par le Conseil d’Administration et/ou des membres actifs, peuvent faciliter le fonctionnement de l’association. Ils rendent compte de leurs travaux et de leurs besoins au Conseil d’Administration qui fera le nécessaire pour leur donner les moyens de remplir leurs tâches.

C’est le Conseil d’Administration qui nomme, suite à ouverture des postes et appels aux candidatures, les membres du bureau qui lui semblent les plus pertinents pour occuper les postes opérationnels qui peuvent être cumulables. Une fiche de poste définissant clairement les activités et les responsabilités liées au poste sera rédigée avant l’ouverture de celui-ci.

Ces postes peuvent être (liste non exhaustive) , par exemple :

• Sécurité : Assurer la délimitation visuelle du terrain de jeu par pose de rubalise et panneau de prévention. Rappeler les règles de sécurité en début de partie et veiller à ce qu’elles soient respectées tout au long de la journée.
• Orga Partie : Annoncer haut et fort le prochain scénario afin que chacun connaisse les objectifs et les règles de remise en jeu. Recueillir les retours après chaque scénario pour faciliter leur amélioration.
• Logistique : Participer et soutenir la responsable du matériel terrain par la mise en places des accessoires nécessaires aux scénarios de jeu. Distribuer les brassards par tirage au sort.
• Travaux Terrain : Diriger les travaux des projets à réaliser sur le terrain et termes d’organisation et matériaux nécessaires (devis).

La nomination de ces membres peut être contestée par les membres actifs, sous un délai de 10 jours après leurs nominations, par courrier ou mail adressé au Président du Conseil d’Administration. Si deux-tiers des membres actifs ne sont pas favorables à ces nominations, la procédure est remise en œuvre jusqu’à obtention d’un avis favorable des membres adhérents.

Les membres du Conseil d’Administration font automatiquement partie intégrante du Bureau pour faciliter la réalisation des parties organisées par l’association.

4.1.3 Assemblée Générale.
L’Assemblée Générale est composée des membres fondateurs et des membres actifs de l’association, à jour de leur cotisation et non frappés d’une radiation temporaire. Les membres spéciaux sont invités à participer à l’assemblée générale et peuvent avoir à donner un avis consultatif, ils n’ont pas le droit de vote Les décisions prises lors des Assemblées Générales sont applicables à l’ensemble des membres de l’association. 

4.1.3.1 Assemblée Générale Ordinaire.
L’Assemblée Générale se réunit annuellement pour constituer l’Assemblée Générale Ordinaire et traiter uniquement des sujets inscrits à l’ordre du jour. 

Cet ordre du jour est établi par le Conseil d’Administration et peut être complété par des sujets demandés par au moins un tiers des membres actifs qui exprimeront leur sollicitation par courrier ou par mail adressé au Président du Conseil d’Administration. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par courrier ou par mail et l’ordre du jour est inscrit sur les convocations.

Un membre actif ne pouvant être présent à la date fixée doit donner procuration à un de ses pairs, s’il ne le fait pas après plusieurs relances, il est susceptible d’être radié des membres du bureau. Pour cela, il informe par courrier ou mail la personne à qui il donne procuration pour voter et met en copie le Président du Conseil d’Administration. Un membre actif présent à l’Assemblée Générale ne peut recevoir que deux procurations. Si cette procédure n’est pas strictement appliquée, les procurations seront considérées comme caduques.
 
Chaque sujet est traité et débattu par rapport à l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale Ordinaire, après avoir délibéré :
• se prononce  sur le bilan administratif présenté par le Président,
• se prononce  sur le bilan financier présenté par le Trésorier,
• se prononce sur le bilan technique présenté par le Président ou membre responsable du matériel.
• se prononce  sur les orientations à venir présentées par le Président,
• valide la nomination ou le renouvellement des membres actifs pour un mandat de deux ans,
• valide le montant des cotisations annuelles proposées par le Conseil d’Administration,
• autorise les emprunts bancaires ou privés.

Les décisions de l’Assemblée Générale Ordinaire sont prises, à la majorité absolue des membres présents et représentés, à main levée, excepté l'élection des membres du Conseil d’Administration pour laquelle le mode de scrutin est défini par le Conseil d’Administration.

4.1.3.2 Assemblée Générale Extraordinaire.
Dans le cas de circonstances exceptionnelles, ou sur la demande de la moitié plus un des membres actifs, le Président peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles/terrains de jeux.

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’Assemblée Générale Ordinaire.

Les décisions de l’Assemblée Générale Extraordinaire, qui peut être dématérialisée, sont prises suite à un vote, à la majorité absolue, à l’exception de la dissolution de l’association qui requiert une réunion physique et  l’unanimité des membres présents et représentés.

4.2 Consultation écrites des membres actifs.
En dehors des Assemblées Générales Ordinaires (annuelles) ou Extraordinaires, le Conseil d’Administration peut avoir besoin de l’avis des membres actifs pour initier un sujet suffisamment important et lourd à traiter. Les statuts prévoient une consultation écrite pour tracer les réponses et aider le Conseil d’Administration dans sa démarche de progrès pour faire évoluer l’association. Cette consultation peut être faite via le Forum de l’Association et d’un vote électronique dans le délai défini par la consultation.

En cas de consultation écrite, le Conseil d’Administration envoie, par courrier ou par mail, à chaque membre actif, le texte des résolutions proposées, accompagné des documents nécessaires à l’information des destinataires. Les membres actifs disposent d’un délai de quinze jours calendaires à compter de la date d’envoi des textes des résolutions pour émettre leur vote par écrit. Le délai passé, les membres n’ayant pas répondu à la consultation seront considérés par le Conseil d’Administration comme favorables à la décision du Conseil d’Administration.

Les décisions prises lors des consultations écrites sont applicables à l’ensemble des membres de l’association.

4.3 Proposition de projet par un membre.
Tout membre de l’association est en droit de proposer un projet individuel ou collectif en vue d’améliorer le fonctionnement général de l’association. 

Ce projet devra faire l’objet d’une présentation écrite, intégrant les éléments nécessaires à sa compréhension, qui sera envoyée au Président du Conseil d’Administration. 

Le Conseil d’Administration analysera la proposition faite, avec les membres du bureau si besoin, convoquera éventuellement le membre innovateur pour de plus amples informations et lui donnera sa réponse « justifiée » sous 15 jours.
• Dans le cas d’un avis défavorable, le membre à l’initiative du projet peut demander à ce que soit réalisée une consultation écrite auprès de l’Assemblée Générale dans les mêmes conditions que celle prévue au §4.2. Si le vote est défavorable, le projet sera rejeté.
• Dans le cas d’une réponse favorable du Conseil d’Administration ou de la consultation écrite, le projet sera initié et piloté par le membre innovateur qui rendra compte de l’avancement et des difficultés rencontrées au Conseil d’Administration. Ce dernier, assisté du Bureau si nécessaire, accompagnera dans sa démarche le membre en charge de la réalisation du projet.

Validation de la Préfecture le 27/10/2023.

HELIX.